7 Schritte für ein aufgeräumtes Büro & Tipps bei Überforderung

(enthält Partnerlinks*)

Ich hatte vor kurzem ein Gespräch mit einer lieben Freundin, die meinte, demnächst in ihrem Büro verschüttet zu gehen. Ich solle doch dann bitte einen Bagger organisieren, um ihre Leiche bergen zu können. Sie wäre komplett überfordert und hätte keine Ahnung, wie sie das Büro aufräumen soll. Wir einigten uns darauf, dass ich ihr eine Liste mache, wie sie am besten wieder Land sehen kann, denn leider hatte ich keine Zeit, persönlich bei ihr vorbeizuschauen.

Ja, und da ich das bei euch auch nicht kann, habe ich eine ziemlich umfangreiche Freundinnenliste zusammengestellt. Geht sie einfach Schritt für Schritt mit mir durch!

Büro aufräumen – Schritt 1: Wir machen das totale Chaos

Ja, es wird so richtig wild im Büro, denn es werden alle Unterlagen im Haushalt zusammengetragen, die aus Papier sind! Alle! Glaubt mir, dass es nur ganz wenige gibt (z.B. die Schulhefte eurer Kinder), die nicht ins Büro gehören.

Und dann nehmen wir uns den großen Papierhaufen vor und sortieren – haltet am besten schon mal einen Schredder oder sehr, sehr großen Papierkorb bereit!

Nehmt jetzt alles der Reihe nach in die Hand und werft veralteten oder nicht mehr benötigten Unterlagen direkt weg. Schaut also bitte nach, ob vieles nicht einfach entsorgt werden kann! Ich habe mal eine Liste erstellt, was wie lange aufgehoben werden muss.

Der Rest wird kategorisiert

Büro aufräumen – Schritt 2: Unterlagen kategorisieren

Ich habe hier mal unsere Unterteilung aufgeschrieben- es kann sein, dass Du einige dieser Kategorien  nicht hast oder in manchen Kategorien andere Unterpunkte verwenden möchtest – das ist jetzt erst mal mein Tipp für dich:

Money, Money, Money

1. dein privates Konto
2. Haushaltskonto
3. Kreditkarte
4. Sparen/Bausparen
5. Vermögenswirksame Leistungen
6. Steuer (nach Jahren)

Job

1. Arbeitsvertrag und alle anderen relevante Unterlagen
2. Gewerbeanmeldung
3. Gehaltsabrechnungen
4. Zeugnisse
5. Rentenunterlagen

Haus und Hof

1. Kaufverträge
2. Mietverträge
3. Strom
4. Wasser
5. Gas
6. Telefon
7. Handy
8. Kabelanschluss
9. Pay TV (z. B. Netflix etc)
10. GEZ

Persönliches

1. Geburtsurkunden
2. Reisepass
3. Haustiere Infos
4. Abos (Sport)
5. Zeitschriftenabos
6. Mitgliedschaften
7. Kurse

Versicherungen

1. Private Haftpflichtversicherung
2. Lebensversicherung
3. Kfz-Versicherung
4. Hausratversicherung
5. Krankenversicherung & Krankenzusatzversicherung
6. Rechtsschutzversicherung

Gesundheit

1. Krankenunterlagen (alle Unterlagen über Erkrankungen, Untersuchen etc.)
2. Impfausweise
3. Mutterpass
4. Unterlagen zu Brillen, Zahnspangenbehandlungen etc.

Büro aufräumen – Schritt 3: Ordner machen glücklich – jetzt wird alles abgelegt

Ordner oder Hängeregister? Ich benutze beides! Aktuelle Projekte sortiere ich in Hängeregistern. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn ich ein Buchprojekt habe oder einen Kundenauftrag. Es macht vieles einfacher, wenn man laufende Projekte farblich gekennzeichnet. Vielleicht benutzt man diese Kennzeichnung sogar für die Dateiordner auf dem Computer. So hat man ein stringentes und klares System. Und die Beschriftung nicht vergessen!

Was ich noch in Hängeregister packe? Ideen! Beispielsweise Zeitungsausschnitte, die mich zu Blogbeiträgen inspirieren. Sie sind fantastisch in Mappen aufgehoben, da ich sie wegwerfe, wenn ich sie nicht mehr brauche. Die Devise ist hier: Schnell rein und auch schnell wieder raus!

Der Rest wird in Ordnern abgelegt -also das, was wir gerade oben in verschiedene Kategorien getadelt haben. Ordner haben einen ganz klaren Vorteil: Sie zaubern aus unübersichtlichen Papierbergen überschaubare Ablagen für einen schnellen Zugriff. Ordner gibt es in Hülle und Fülle – in allen Farben und Formen und Größen. Da liegt es ganz bei euch, ob ihr verschiedene Farben für unterschiedliche Themen nehmen möchtet (und auch hier: vielleicht die gleiche Farbe für den Dateiordner?) oder lieber ganz einheitlich bleibt.

Damit es mit Ordnern genauso fix geht wie mit den Hängeregistern, muss man darauf achten, dass sie komfortabel eingerichtet sind. Achtet drauf, dass

1. genug Ordner vorhanden sind. (Quetschen ist nie sinnvoll …)
2. es aber auch nicht zu viele sind (dann verliert man den Überblick)
3. sie gute Qualität haben (die Mechanik muss einwandfrei funktionieren, denn nichts ist unbequemer als ein wackeliger Hebel oder ein nicht sauber schließender Bügel. Boah, da bekomme ich die Krise, wenn der nicht optimal schließt! Und auch der Niederhalter sollte eine starke Klemmkraft besitzen. Ich persönlich bevorzuge übrigens Grifflöcher, damit man ihn besser aus dem Regal entnehmen kann)
4. sie sinnvoll gegliedert sind
5. sie eine klare und einheitliche Beschriftung haben.

Dann flutscht es bei den Ordnern!

Wie sieht es dann innen aus?

Die Ordnerstruktur muss jeder für sich selbst entscheiden, da ihr ja alle unterschiedliche Bedürfnisse habt: chronologisch, alphabetisch, nach Kunden … Die neuste Korrespondenz sollte man jedoch immer nach oben packen – so findet man sie ganz schnell wieder!

So, ratzfatz, das gesamte Papier ist sortiert. jetzt geht es an den Rest im Büro.

Büro aufräumen – Schritt 4: Der Schreibtisch wird geputzt

Runter mit allem – vom Computer bis zu den Papierstapeln! Der Schreibtisch soll komplett leer sein, damit er sauber gewischt werden kann. Zurück darf dann nur die Minimalbesetzung. In den Radius der Arme sollten nur die Sachen, die sofort benötigt werden, gestellt werden. Unmengen Kugelschreiber, Papierstapel und alte Kaffeetassen müssen gehen. Wir reduzieren die Gegenstände auf das Wesentliche. Für die meisten bedeutet das, dass ein Monitor und eine Tastatur/ein Notebook, das Telefon, zwei Stifte, eine Lampe und vielleicht ein Foto bleiben dürfen. Nicht mehr! Glaubt mir, mehr braucht ihr wirklich nicht!

Denn egal, wo man den Großteil der Arbeit tut – es ist wichtig, Ablenkungen zu reduzieren. Keine Sachen von Familienmitgliedern, kein Spielzeug, keine Tech-Gadgets! Als Nächstes ordnet ihr nun den Schreibtisch: Der Computer(-bildschirm) sollte möglichst in einem 90-Grad-Winkel auf dem Schreibtisch stehen. Wenn man Rechtshänder ist, platziert man das Telefon auf der rechten Seite, links, wenn man Linkshänder ist ;-).

Nicht vergessen: Der Computerbildschirm sollte abgewischt werden. Und auch die Tastatur darf Staub lassen: Umdrehen und die Krümmelberge ausklopfen, danach feucht abwischen. Ihr müsst euch einfach mal vorstellen, wie oft eure Finger sie Tastatur berühren. Und auch der Monitor zieht Staub wie einen Magneten an, da er statisch geladen ist. Hier findet ihr übrigens meinen selbstgemachte Monitorreiniger.

Vielleicht hat ja der Stiftbecher oder die Zettelablage (wenn sie nicht gerade aus Pappe ist) Lust auf eine Tour in der Spülmaschine? Das funktioniert super!

Büro aufräumen – Schritt 5:  Schubladen leeren

Was bei der Schreibtischoberfläche schon weh getan hat, wird jetzt noch schlimmer: alles raus aus den Schubladen! Ausnahmslos.

Nun werden die Schubladen ausgewischt und für einen Neustart bereit gemacht. Die oberste Schublade oder die am nächsten liegt, wird nun den Bürobedarf organisieren. Hier kommt alles an Utensilien rein, was wir von der Schreibtischplatte verbannt haben und trotzdem leicht zugänglich sein sollte: Stifte, Klebeband, Hefter, Büroklammern und Umschläge.

Kleiner Boxen in der Schublade sorgen dafür, dass nicht alles wild herumfliegt. Noch ein Trick: Halterung, wie in einer Besteckschublade sind auch sehr praktisch!

Büro aufräumen – Schritt 6: Regale aufräumen

Jetzt  geht es an den Rest vom Büro. Ich weiß natürlich nicht, wie es bei euch aussieht. Aber wenn ihr mehr als eine kleine Nische im Schlafzimmer habt, dann werdet ihr bestimmt Sideboards und/oder Regale für Ordner, Drucker, Bücher etc. benutzen. Bevor ihr nun diesen Part aufräumt (alles aus Regal räumen, putzen – das Regal oben nicht vergessen –  und ordentlich wieder einräumen), solltet ihr euch ganz kurz Gedanken machen: ob euer System sinnvoll ist.

Stehen die Ordner, die ihr täglich benutzt im hintersten Regal? Stapeln sich auf dem Sideboard Fachbücher, in die ihr nur selten hineinschaut? Fragt euch: „Was will ich von meinem Büro, und es erfüllt meine Bedürfnisse?“ Brauche ich einen Ort, an dem ich klar denken kann und wo mich Kram nur ablenkt. Brauche ich freie Flächen? Bekomme ich täglich Lieferungen, die ich abarbeiten muss?

Wenn ihr genau wisst, was ihr wollt, richtet Arbeitszonen für die täglichen Aufgaben ein. Das können ein Arbeitsbereich für den Computer, einen Bibliothek-Bereich, ein Archivbereich oder ein Bereich für Sendungen und Lieferungen sein. Dies liefert die Grundlage für eine effizientere Raumnutzung und ist die Basis, dass ihr genau das habt, was euch das Büroleben erleichtert.

Wenn ich in ein Büro komme und mir erklärt wird, dass es im Regal immer so unordentlich aussieht, dann habe ich immer folgenden Tipp:

Einheitlichkeit ist das A und O

Oft herrscht ein wildes Ordnerchaos, obwohl alles sauber abgelegt ist. Ein roter Ordner mit Kleberücken neben einem grünen Ordner mit Einschiebelasche, der nächste ist mit Hand beschriftet, der übernächste mit einem Beschriftungsgerät. Und so sieht es unordentlich und unruhig aus. Bunte Ordner eignen (wie oben schon erwähnt)  sich prima, um Struktur in die Ordner zu bringen: Rot für Kunden, blau für Rechnungen etc. Ich bevorzuge aber eine Farbe, weil es Ruhe ins Regal bringt.

Büro aufräumen – Schritt 7: Der Rest

Zum Schluss, wenn alles wieder schön aufgeräumt ist, noch den Rest reinigen:

1. Lichtschalter abwischen
2. Lampen abstauben
3. Telefonhörer abwischen
4. Böden reinigen
5. Fenster putzen
6. Gardinen waschen
7. Bilder abstauben

Wer jetzt noch ein Sternchen für das Superduper-Advanced-Programm möchte, der kümmert sich um seine Computerablage: Räumt den Desktop auf und optimiert die Desktop-Symbole, mistet alte Dokumente aus und archiviert sie, sortiert eure Fotos und  sucht euch ein Hintergrundbild, das euch motiviert!
Wooow!

Mein persönlicher Tipp, wenn euch das Büro überfordert

Ok, ihr habt euch jetzt bis zum Ende des Artikels durchgekämpft und denkt jetzt: Oh, nein, das schaffe ich nie! Doch, ihr schafft das! Ihr seit meine Freunde und ich nehme euch virtuell an die Hand. Wi ihr unschwer bemerkt, sind es 7 Einzelschritte, die zu tun sind. Was fällt euch dazu spontan ein? Jawoll: 7 Sachen, 7 Zwerge, 7 Tage. Das mit den Zwergen machen wir ein anderes Mal, aber ihr werdet jetzt 7 Tage lang immer einen Schritt machen. und dann ist das nur noch halb so wild! Versprochen.

Und die letzten Tage sind sowieso easypeasy. Als kleine Motivation könnt ihr euch natürlich so richtig schicke Ordner kaufen. zum Beispiel diese hier – ich stelle meine gerade darauf um, weil ich sie ganz wundervoll und edel finde.

Produkte:

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Rössler – S.O.H.O. Ordner mit Rückenschild, Rückenbreite 85mm – Mint, 4 Stück*

Sharpie Permanentmarker mit feiner Spitze, 24er Packung, farblich sortiert

Und weil ganz viele fragen, womit ich die Etiketten mache:
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