Büro aufräumen: Was darf weg? Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Das Büro auszumisten bedeutet meistens, dass man nicht nur die Bleistifte nach Größe sortiert (oh, das mache ich gerne!), sondern auch die Papierstapel in Angriff nimmt. Und wer das erste Blatt in der Hand hält, kommt ganz schnell zu der großen Frage: Kann das weg oder muss ich es noch aufheben?

Den meisten ist irgendwo im Hinterkopf hängen geblieben: Wirf nicht alles weg! Bestimmte Papiere darf man nicht einfach entsorgen! Was ist mit der Aufbewahrungspflicht?

wie lange Unterlagen aufbewahren

Mein Trick

Ich habe euch mal zusammengestellt, welche Fristen gelten. Da ich es selbst gerne vergesse, habe ich mir die Liste dazu ausgedruckt und in die jeweiligen Ordner geklebt.

1)

Lebenslang muss man folgende Unterlagen aufheben:

  1. Geburtsurkunde
  2. Heiratsurkunde
  3. Taufschein
  4. Sterbeurkunden von Familienangehörige
  5. Ausbildungsurkunden & Abschlusszeugnisse
  6. Zeugnisse
  7. Ärztliche Gutachten
  8. Kopien von Reisepass, Personalausweis und Führerschein
  9. Gerichtsurteile
  10. und Baupläne

2)

Mindestens 2 Jahre aufbewahren

  1. Rechnungen, Kaufverträge und Kassenbons
  2. Garantieformulare (schaut drauf, sie können auch länger laufen)
  3. Rechnungen von Ärzten, Anwälten und Notaren und von Handwerkern
  4. Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen bei einem Hausbau, bei Arbeiten an einer Wohnung oder einem Grundstück ausgestellt wurden
  5. Mietverträge oder Übergabeprotokolle

3)

Mindestens 5 Jahre für Hausbauer

Wenn man Häuslebauer ist, sollte man alle Unterlagen 5 Jahre aufheben, die notwendig sind, um Reklamationen oder Mängelansprüche zu dokumentieren.

4)

Mindestens 6 Jahre – das ist besonders für Selbständige relevant

müssen Handelsbriefe, Arbeitskarten (Nachweise), Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung aufbewahrt werden. Das sind, um es noch mal genauer zu definieren:

  1. Geschäftliche (Handels-)Korrespondenz
  2. Geschäftsbriefe
  3. Geschäftspapiere wie Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen
  4. Aufträge
  5. Versand-, Fracht- und Darlehensunterlagen
  6. Mietverträge von Geschäftsräumen
  7. Versicherungsunterlagen
  8. Lohnkonten

5)

Zehn Jahre

Für Freiberufliche und Selbständige gilt:

  1. Jahresabschlüsse
  2. Inventare
  3. Handelsbücher
  4. Rechnungen
  5. Urkunden
  6. Hypotheken
  7. Aufzeichnungen
  8. Lageberichte
  9. Eröffnungsbilanz
  10. Arbeitsanweisungen
  11. Organisationsunterlagen
  12. Buchungsbelege

Als Eselsbrücke kann man sich grob merken, dass alles aufbewahrt werden muss, was gebucht wird.

Bei Privatpersonen sieht es etwas anders aus: Rechnungen und Quittungen können entsorgt werden, wenn sie dem Finanzamt vorgelegt worden sind und der Steuerbescheid da ist. ABER: Das Finanzamt darf zehn Jahre rückwirkend steuerrelevante Belege einfordern, wenn der Verdacht einer Steuerhinterziehung besteht. Ich persönlich bewahre alle Steuerunterlagen 10 Jahre auf. Der Teufel ist ein Eichhörnchen und ich mag auch im Jahr Nummer 9 noch nachweisen können, dass bei mir alles ordentlich gemeldet wurde.

6)

30 Jahre aufheben:

  1. Urteile
  2. Mahnbescheide
  3. Prozessakten

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt worden ist und endet am letzten Tag des Schlussjahres.

wie lange Unterlagen aufbewahren

Und  noch ein paar allgemeine Tipps, die mir wirklich den Popo gerettet haben – besonders bei der Rentenberechnung ist es wichtig, dass ihr alle Unterlagen lückenlos habt:

 Ganz wichtig: die Rentenberechnung!

Wenn man nicht anfangen möchte, mühevoll alles zusammenzusammeln, dann sollte man dies alles griffbereit haben:

  1. Arbeitsverträge
  2. Gehaltsabrechnungen
  3. Immatrikulationsbescheinigungen
  4. Nachweis über sozialabgabepflichtige Tätigkeiten während der Ausbildung
  5. Sozialversicherungsunterlagen inklusive der jährlichen Sozialversicherungsnachweise

Bankunterlagen und Kontoauszüge

Verträge über Sparguthaben und Kredite über die gesamte Laufzeit aufbewahren! Nach Beendigung können die Unterlagen vernichtet werden.

Überweisungen und Kontoauszüge dienen als Zahlungsnachweise. Seit dem 1. Januar 2002 gilt: Belege für regelmäßige Zahlungen, die über einen längeren Zeitraum getätigt werden (z. B. Miete), können noch vier Jahre später als Beweis herangezogen werden. – bei einmaligen Zahlungen gilt eine Frist von zwei Jahren.

Wohnungs- und Mietverträge:

Nach Beendigung eines Mietverhältnisses sollten Mietverträge, deren Änderungen sowie Übergabeprotokolle bis zur Verjährungsfrist nach drei Jahren aufbewahrt werden. Versicherungsunterlagen: Bei allen Versicherungsunterlagen gilt: Sämtliche Unterlagen – Verträge, Änderungen, Statusberichte – grundsätzlich so lange aufbewahren wie die jeweilige Versicherung läuft.

beleglose Steueerklaerung

Private Steuerunterlagen:

Steuerbescheide müssen nicht aufbewahrt werden. Unterlagen über die Berechnung der Einkommenssteuer sollten aufbewahrt werden, wenn der Steuerbescheid nur vorläufig oder unter Vorbehalt einer Nachprüfung bewilligt wurde.

Und weil ganz viele fragen, womit ich die Etiketten auf dem Ordner mache:
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3 Kommentare

  1. Danke! Das habe ich gebraucht. Ich sehe gerade meine Unterlagen durch und halte das eine oder andere Papier in der Hand und frage mich: weg oder aufbewahren? Jetzt komme ich endlich weiter.
    Einen schönen Tag wünscht euch
    Alfi

  2. Toller Artikel liebe Sabine. Bei der Rente empfehle ich immer, das Rentenkonto schon heute zu klären. Dann braucht man die Unterlagen dafür auch nicht weiter aufbewahren. Außerdem bekommt man dann, wenn das Konto lückenlos geklärt ist, eine Ahnung von der Höhe der möglichen Rente.
    Liebe Grüße
    Nadine

  3. ooooooooooooooooooooh, ich könnte Freudensprünge machen. Genau SO eine Zusammenstellung habe ich gesucht. 1000 Dank – jetzt bin ich schon mal motivierter den Anfang für die Büroaktion zu finden.

    Gibt´s schon einen Artikel wie die alltägliche Büroflut am besten organisiert werden kann ?!?!?
    So mit Ablage, To Do´s etc. – wohin damit, dass das Büro trotzdem aufgeräumt aussieht auch wenn „frau“ grad nicht zur endgültigen Ablage Zeit findet

    Was für mich auch noch Sinn macht wäre ein Bericht über:
    wie organisiere ich meine Ablage und vor allem wo finde ich was?

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