Büro aufräumen: Was darf weg?

Wer sein Büro oder seine Unterlagen aufräumt, kommt ganz schnell zu der großen Frage: Kann das weg oder muss ich es noch aufheben? Den meisten ist irgendwo im Hinterkopf hängen geblieben, dass man bestimmte Dinge nicht einfach entsorgen kann, sondern eine sogenannte Aufbewahrungspflicht besteht.

Am bekanntesten sind die Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Daten nach Handels- und Steuerrecht.

Alles schön in Ordnern

Ich habe euch mal zusammengestellt, welche Fristen für Privatpersonen gelten:

Mindestens 2 Jahre aufbewahren

  • Rechnungen / Garantieunterlagen
  • Rechnungen, Kaufverträge und Kassenbons
  • Garantieformulare
  • Rechnungen von Ärzten, Anwälten und Notaren und von Handwerkern

Mindestens 5 Jahre

Wenn man Häuslebauer ist, sollte amn alle Unterlagen 5 Jahre aufheben, die notwendig sind, um Reklamationen oder Mängelansprüche zu dokumentieren.

Mindestens 6 Jahre

müssen Handelsbriefe, Arbeitskarten (Nachweise), Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung aufbewahrt werden.

Zehn Jahre

Jahresabschlüsse, Inventare, Handelsbücher, Rechnungen, Urkunden, Hypotheken also alles, was gebucht wird, wird zehn Jahre aufbewahrt.

Was muss man wie lange aufbewahren?

30 Jahre aufheben:

  • Urteile
  • Mahnbescheide
  • Prozessakten

Lebenslang aufbewahren sollten Sie:

  • Ärztliche Gutachten
  • Ausbildungsurkunden
  • Zeugnisse
  • Taufschein
  • Geburtsurkunde
  • Heiratsurkunde
  • Kopien von Reisepass, Personalausweis und Führerschein
  • Sterbeurkunden von Familienangehörige
  • Gerichtsurteile und Baupläne

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt worden ist und endet am letzten Tag des Schlussjahres.

Ganz wichtig: die Rentenberechnung!

Wenn man nicht anfangen möchte, mühevoll alles zusammenzusammeln, dann sollte man dies alles griffbereit haben:

  • Arbeitsverträge
  • Gehaltsabrechnungen
  • Immatrikulationsbescheinigungen
  • Nachweis über sozialabgabepflichtige Tätigkeiten während der Ausbildung
  • Sozialversicherungsunterlagen inklusive der jährlichen Sozialversicherungsnachweise

Und  noch ein paar allgemeine Tipps:

Bankunterlagen und Kontoauszüge

Verträge über Sparguthaben und Kredite über die gesamte Laufzeit aufbewahren! Nach Beendigung können die Unterlagen vernichtet werden.

Überweisungen und Kontoauszüge dienen als Zahlungsnachweise. Seit dem 1. Januar 2002 gilt: Belege für regelmäßige Zahlungen, die über einen längeren Zeitraum getätigt werden (z. B. Miete), können noch vier Jahre später als Beweis herangezogen werden. – bei einmaligen Zahlungen gilt eine Frist von zwei Jahren.

Wohnungs- und Mietverträge:

Nach Beendigung eines Mietverhältnisses sollten Mietverträge, deren Änderungen sowie Übergabeprotokolle bis zur Verjährungsfrist nach drei Jahren aufbewahrt werden. Versicherungsunterlagen:Bei allen Versicherungsunterlagen gilt: Sämtliche Unterlagen – Verträge, Änderungen, Statusberichte – grundsätzlich so lange aufbewahren wie die jeweilige Versicherung läuft.

Private Steuerunterlagen:

Steuerbescheide müssen nicht aufbewahrt werden. Unterlagen über die Berechnung der Einkommenssteuer sollten aufbewahrt werden, wenn der Steuerbescheid nur vorläufig oder unter Vorbehalt einer Nachprüfung bewilligt wurde.

1 Kommentare

  1. Danke! Das habe ich gebraucht. Ich sehe gerade meine Unterlagen durch und halte das eine oder andere Papier in der Hand und frage mich: weg oder aufbewahren? Jetzt komme ich endlich weiter.
    Einen schönen Tag wünscht euch
    Alfi

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